Si no es la primera vez que pasas por aquí, te habrás dado cuenta de la importancia que le doy siempre a la comunicación interna corporativa. Pero incluso entre las personas que conviven y que pasan un montón de horas juntas, la comunicación suele ser complicada. Ahora, forzados por una situación que no nos deja alternativa, nos vemos en la tesitura de introducir e implantar el teletrabajo en nuestras rutinas empresariales. O sea, que si la comunicación ya era complicada antes, imagínate ahora… Así que hoy vamos a ver cómo gestionar la comunicación interna cuando estás en “modo teletrabajo”.
La complejidad de la comunicación
La comunicación ya de normal es un ejercicio complejo. Es fácil que los mensajes no se interpreten tal y como el emisor querría o simplemente que se malinterpreten. Pero es normal, porque la mayor parte de la comunicación se produce en el plano subconsciente. Sí, mira, te lo explico un poco mejor.
La palabra, sí eso que nos pasamos la vida estudiando en el colegio, representa ni más ni menos que el 7% del total del mensaje. Eso implica que el 93% restante no depende de la palabra. ¿Y entonces de qué? Pues de un montón de aspectos que podemos llegar a dominar de manera consciente, con entrenamiento y práctica, claro, pero que de normal gestionamos sin darnos cuenta. Me refiero al tono, al acento, al ritmo, a los silencios, a los ruidos que podemos hacer con la boca que no son palabras, a la mirada, a la expresión facial, a las microexpresiones, a la distancia que existe entre el emisor y el receptor… a un montón de detalles que nosotros no emitimos intencionadamente, pero que igualmente emitimos.
¿Y qué pasa con el receptor? Pues aunque te parezca increíble el receptor recibe toda esta información y la procesa. ¿Lo hace de forma consciente? No. Pero igualmente lo hace. A ver… ¿no te ha pasado nunca que conoces a alguien por primera vez y te cae fenomenal o, al contrario, te cae fatal y no sabes muy bien por qué? Pues muy probablemente sea por la conclusión consciente a la que has llegado después de descifrar toda esa información que has procesado inconscientemente.
La comunicación y el teletrabajo
Si a todo lo dicho hasta ahora le sumamos una barrera como la distancia que supone el teletrabajo, la cosa se complica todavía más. ¿Cuántas veces se ha generado un malentendido en una conversación de WhatsApp? (muchas veces con las manos) Así de veces…
Como ya te he comentado, la palabra sólo es un 7% del mensaje y si sólo utilizas el lenguaje escrito es muy probable que el receptor intente descifrar el 93% restante procurando leer entre líneas. De nuevo, un trabajo que no realizamos conscientemente, pero que nuestro intelecto necesita hacer para que ese proceso comunicativo tenga sentido. El problema está en que solemos pensar mal. Al menos, por norma general. Y, por lo tanto, esa información extra (recordemos que es un 93% del mensaje) suele empañar el significado de las palabras.
Entonces, ¿cómo llenamos esos vacíos? Pues precisamente con los mismos complementos de siempre.
Es cierto que el teletrabajo ha llegado 5 o 10 años antes de lo esperado y parece ser que ha venido para quedarse así que tenemos que adaptarnos y acostumbrarnos a lo que eso significa. Cada vez que haya una comunicación, sobre todo si es algo importante, deberás intentar que tu receptor tenga acceso a todos los estímulos. Por teléfono puede acceder a la palabra y también a todos los mensajes auditivos, pero aún así pierde un porcentaje importante cuando no tiene acceso a los visuales. Por eso, ya que el futuro se nos adelantó, aprovecha las herramientas tecnológicas que tienes a tu alcance para poder emitir y transmitir también esa parte visual. Utiliza las videollamadas, ya sean individuales o grupales. A día de hoy, esta es la manera más efectiva de transmitir nuestro mensaje.
¿Conseguiremos el 100%? No, por supuesto que no. Al menos, no todavía. Pero mucho mejor un 80 o un 90% que un 7, ¿no te parece?
Los malentendidos en el teletrabajo
Bueno, la verdad es que esta parte de los malentendidos lo podría explicar en cualquier contexto de comunicación, no sólo en el ámbito del teletrabajo. Pero, teniendo en cuenta que la barrera de la distancia propicia que éstos sean más frecuentes, voy a permitirme hacer hincapié en ello.
Para evitar los malentendidos, independientemente de cuál sea el contexto, es necesario implementar una comunicación efectiva y una escucha activa. Es decir, debes asegurarte de que el receptor descifra el mensaje con el sentido y la intención original y que tú también seas capaz de adoptar el rol de receptor. Dicho de otro modo, que prestes toda tu atención para entender lo que te están diciendo, intentando no añadirle salsa de tu propia cosecha.
Pero como imaginarás éstos son temas que dan para mucho, así que si te interesa que indague un poco más, sólo tienes que decírmelo en la caja de comentarios y habrá vídeo sobre ello. Y permíteme añadir un consejo personal: si sospechas que algo no se ha acabado de entender, no esperes a que explote la bomba y asegúrate de que el mensaje se ha descifrado correctamente desde el principio. ¿Por qué? A veces son cositas sin importancia, ¿verdad? Sí. Son detalles que por sí mismos no son dañinos pero si vas sumando detalles es muy probable que se genere el efecto bola de nieve y se forme un bulo que después te costará mucho deshacer. Así que no permitas que eso pase y asegúrate de que tu comunicación siempre sea lo más efectiva posible.
Por suerte o por desgracia, la comunicación forma parte de nuestro modo de vida y el dominio y la complejidad de la misma, nos permite ser la especie dominante en el planeta. Aún así, estamos hablando de un proceso tremendamente complejo y por ello mismo merece que le demos la importancia que realmente tiene.
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